Xerox forskere gir enkle tips om å spare tid og styre informasjonsmengdene

Kom du ikke til så ryddig skrivebord som du hadde håpet ved begynnelsen på et nytt år? Er det like store informasjonsmengder, nesten uoverkommelig? Kunne du ønske du kunne slå av mobilen, kaste PDAen ut vinduet, stenge inboksen?

I mer enn 30 år har Xerox forskere studert hvordan vi arbeider, organiserer og får unnagjort arbeidsoppgaver. De var pionerer i vitenskapen om etnografi der forskere følger folks arbeidsvaner.

Inspirert av deres ”Future of Work” studie, her er 9 tips som hjelper deg å spare tid og styre informasjonsmengdene:

1. Pust. Planlegg pauser i løpet av arbeidsdagen. Det hjelper på produktiviteten – bare forlat skrivebordet en kort stund. Ta en pustepause bokstavelig talt. Gjerne en “power nap” hvis mulig.
2. Gjør tidsplanen enklere. Planlegg det slik at du holder alle møter på visse dager, slik at du har noen dager helt uten møter og tid til å ta deg av all informasjonen som kommer inn. Det er mye enklere å få sortert informasjon når du ikke har et møte om 20 minutter.
3. Back up. Ingen informasjon er verre enn for mye. Sørg for gode og regelmessige back-up rutiner.
4. Rydd på skrivebordet (begge skrivebordene!). Scan og lagre viktige dokumenter i stedet for arkivering eller papirbunker. Rydd på dataen innimellom. Fjern mapper du ikke bruker, og bruk desktop søkemotorer for å finne dem når du trenger dem.
5. Rør det bare én gang. Vi kaster ofte bort tid ved å håndtere samme informasjon om og om igjen. Svar så fort du mottar det, legg i mappe eller kast når gjort.
6. Glem alt som er gratis. Det er stort sett en pris uansett på såkalte gratis-tilbud. Velg kvalitet fremfor kvantitet.
7. Bruk dine verktøy. Bruk mobilen til å spare tid. Du behøver f.eks. ikke å skrive ut et kart hvis du like godt kan se det på mobilen.
8. RSS. Bruk en RSS aggregator eller RSS-leser og få alle nyheter på ett sted. Muligheten er på nettleserne, i Outlook, Google m.m.
9. Vær mobil. Benytt deg av en mobil løsning med epost slik at timer ute av kontoret blir produktive. Tilgang til epost hjelper deg å planlegge neste dag, håndtere mindre prosjekter og få unna besvarelser.

”Håndtering av informasjonsmengdene er viktig for bedrifter i dag, i morgen og om fem år”, sier Jenny Perotti, etnograf i Xerox Innovation Group. ”Våre funn hjelper arbeidstakere å bruke de verktøyene de har i dag og planlegge strategier og teknikker som effektiviserer samarbeid og informasjonsstyring.”

Funnene fra etnograf-teamet brukes til å hjelpe Xerox kunder forstå sin fremtidige arbeidskraft. Teamet har også innflytelse på design på Xerox produkter og tjenester fremover.

Etter først å ha lansert idéen om å dele informasjon med oppfinnelsen av kopimaskinen for 70 år siden, hjelper nå Xerox sine kunder å navigere i informasjonsoverflodet, kombinere papir og digitalt innhold, effektivisere og gjøre informasjon relevant. For mer informasjon besøk http://www.infooverload.com

Audio podcast på
”Future of work”: “Strategies for Surviving Information Overload”, Jenny Perotti, forsker hos Xerox Innovation Group, deler sin innsikt fra studiet “Future of Work”. Hør på etnografenes observasjoner, forskere som studerer hvordan arbeidstakere kommuniserer, organiserer og får ting gjort.

Note: For more information on Xerox, visit http://www.xerox.com/innovation or http://www.infooverload.com. For open commentary and industry perspectives, visit http://www.xerox.com/blogs or http://www.xerox.com/podcasts.

Kontakt:

Kevin Perlmutter, Xerox Europe, T: +44(0)1895 845219 or +44(0)7801 901858 email: kevin.perlmutter@xerox.com

Ingalill Sandal, zpiker pr, m: 92827559. Ingalill@zpiker.no